Maxime Antoni
6 heures
économisées par semaine sur le suivi commercial.
4 semaines
de la conception au déploiement complet.
R.O.I de 380%
L'investissement est totalement amorti en 4 mois.
🏢 Le client
Notre client est le distributeur exclusif en Espagne de HORACIO, une marque de cigares premium fabriqués artisanalement au Nicaragua. Avec un catalogue de 20 références haut de gamme et un réseau de 3 824 estancos (bureaux de tabac), il gère un flux commercial significatif tout en maintenant une exigence qualité propre au marché du cigare de prestige.
❌ Le triple défi opérationnel
Avant de travailler avec Altomia, le distributeur naviguait à vue avec des processus manuels qui freinaient sa croissance sur le marché espagnol :
PROBLÈME #1 : L'import stock hebdomadaire chronophage
- Fichiers Excel reçus chaque semaine du grossiste (format .xls ancien)
- Consolidation manuelle de multiples lots par référence produit
- 2 heures minimum par semaine de manipulation fichiers
- Risques d'erreurs de saisie impactant les décisions de réapprovisionnement
PROBLÈME #2 : Aucune visibilité sur la vélocité produits
- Impossible de savoir quels cigares se vendent le mieux
- Calculs manuels fastidieux pour anticiper les ruptures
- Délai de réapprovisionnement critique : 3 mois depuis le Nicaragua
- Une rupture de stock = 3 mois sans vente sur la référence concernée
PROBLÈME #3 : Base clients inexploitée
- 3 824 bureaux de tabac dans un fichier Excel statique
- Aucune segmentation par volume d'achat ou fréquence
- Impossible d'identifier les clients dormants vs. les meilleurs acheteurs
- Opportunités commerciales invisibles
Le vrai coût ?
- 6h/semaine = 312 heures/an en tâches administratives
- Ruptures de stock évitables = manque à gagner estimé à 15-20% du CA
- Décisions "au feeling" au lieu de data-driven
- Des dirigeants qui perdent du temps
"Je passais mes lundis matin à consolider des fichiers Excel au lieu de développer mon réseau. Et malgré ça, j'étais régulièrement surpris par des ruptures de stock qu'on ne voyait pas venir. Avec 3 mois de délai pour commander au Nicaragua, chaque rupture se paye - en perte de chiffre d’affaires et de clients frustrés.”
YANN CLERGET Fondateur
✅ La solution Altomia : un CRM commercial complet
Altomia a déployé un écosystème CRM sur-mesure en 4 semaines, adapté aux spécificités du marché du cigare et aux contraintes de réapprovisionnement longue distance.
SOLUTION #1 : Import automatisé des ventes et des stocks (2 semaines)
Un workflow intelligent qui transforme les fichiers Excel bruts en données exploitables sans intervention manuelle.
Ce qui a changé :
✅ Réception automatique des fichiers Excel via Gmail ✅ Parsing intelligent des formats OLE2 (.xls ancien) ✅ Agrégation automatique des lots multiples par référence ✅ Mise à jour instantanée des stocks et des ventes dans le CRM
Stack : n8n + Gmail + Airtable Gain : 2h/semaine récupérées
SOLUTION #2 : Dashboard de pilotage temps réel (2 semaines)
Une interface visuelle qui transforme les données brutes en insights actionnables.
Les fonctionnalités clés :
✅ Vue Stocks : état des stocks avec alertes visuelles (seuil 3 mois) ✅ Vue Ventes : CA par produit, évolution temporelle, top performers ✅ Vue Clients : segmentation automatique, identification des dormants ✅ KPIs clés : CA total, unités vendues, nombre de commandes
L'intelligence intégrée :
✅ Vélocité auto-adaptative : calcul automatique de la vitesse d'écoulement par référence ✅ Alertes stock prédictives : notification quand un produit atteint le seuil des 3 mois ✅ Segmentation client dynamique : classement automatique par CA et fréquence
Stack : Airtable + Softr Gain : 3h/semaine récupérées + décisions data-driven
SOLUTION #3 : Architecture relationnelle robuste (intégré)
Un modèle de données conçu pour la scalabilité et l'analyse avancée.
Structure déployée :
✅ Table PRODUITS (20 références) : prix, conditionnement, vélocité, seuil alerte ✅ Table CLIENTS (3 824 bureaux de tabac) : coordonnées, CA total, historique commandes ✅ Table VENTES (563 transactions) : liaison automatique produits-clients
Formules avancées :
✅ Rollups pour calculs CA automatiques par client et par produit ✅ Lookups pour affichage croisé dans les dashboards Softr ✅ Formules conditionnelles pour alertes stock intelligentes
Stack : Airtable (formules avancées, automatisations natives)
🚀 Les résultats : une transformation complète
💪 Productivité libérée
- 6h/semaine récupérées = 312h/an réaffectées au développement commercial
- Import stocks automatisé : de 2h de manipulation Excel à 0 intervention
- Tableaux de bord instantanés : plus besoin de compiler des rapports manuels
📊 Visibilité business inédite
- Vélocité produits : identification immédiate des best-sellers et des références à booster
- Anticipation ruptures : alertes 3 mois avant épuisement stock
- Segmentation clients : 3 824 estancos classés par potentiel commercial
- Historique consultable : 563 ventes analysables en quelques clics
💰 Retour sur investissement
- ROI de 380% la première année
- Investissement amorti en 4 mois
- Réduction des ruptures de stock estimée à -60%
- Opportunités commerciales identifiées sur les clients dormants à fort potentiel
😊 Adoption et autonomie
- Interface intuitive accessible sans formation technique
- Données toujours à jour grâce à l'automatisation
- Autonomie totale sur l'analyse et les exports
"Avant, j’y allais à l’intuition. Aujourd'hui, le dashboard me permet de savoir exactement où j'en suis : quels cigares se vendent le mieux, quels bureaux de tabac commandent le plus, et surtout quand commander pour éviter les ruptures.”
YANN CLERGET Fondateur
🎯 Et maintenant ?
Aujourd'hui, le distributeur dispose d'un écosystème commercial complet :
✅ CRM centralisé avec 3 824 bureaux de tabac à jour ✅ Dashboard de pilotage accessible 24/7 ✅ Import automatique des stocks hebdomadaires ✅ Alertes prédictives adaptées au délai Nicaragua (3 mois) ✅ Support mensuel pour maintenance et évolutions
Prochaines étapes envisagées : intégration WhatsApp pour faciliter la prise de commande et extension du CRM aux autres pays dans lesquels distribue Horacio.
📞 VOUS ÊTES IMPORTATEUR OU DISTRIBUTEUR ?
Découvrez comment un CRM sur-mesure peut transformer votre pilotage commercial :
✅ Audit gratuit de vos processus ✅ Estimation ROI personnalisée ✅ Démo des solutions déployées
